Découvrez comment optimiser la gestion de votre entreprise du bâtiment grâce à des logiciels de facturation en ligne spécialisés. Simplifiez vos tâches administratives, gagnez en productivité et concentrez-vous sur vos clients et chantiers. Cet article explore les astuces essentielles pour choisir le bon logiciel de facturation et maximiser son utilité dans votre activité.
Définir l’organisation administrative de votre entreprise
La gestion de la facturation est très importante pour toutes les entreprises. Il est donc essentiel de se poser les bonnes questions sur l’organisation administrative de votre entreprise avant de changer de logiciel de devis-factures.
Qui s’occupera de la création des devis et factures ?
Votre comptable, votre secrétaire… ou vous-même. Le choix de votre logiciel changera en fonction de votre décision. En effet, si vous créez vous-même vos documents, il est fort possible que vous soyez souvent en déplacement chez vos clients, sur vos chantiers… Vous aurez donc besoin d’accéder à votre facturation hors du bureau. Pour cela, il est important que vous ayez un logiciel adapté à votre activité, pour vous connecter à votre compte d’où que vous soyez. Assurez-vous donc d’avoir un logiciel de devis et factures mobile, compatible à tous les appareils (PC, Tablette, Smartphone…) qui vous permettra de l’utiliser n’importe où.
Combien de personnes utiliseront le logiciel ?
Combien de personnes utiliseront le logiciel ? Serez-vous seul ? Le partagerez-vous avec vos collègues? Comme nous l’avons vu ci-dessus, dans le cas où vous gérez seul la facturation en ligne, vous devez avoir un logiciel complet qui vous suivra partout et vous permettra de répondre à toutes les exigences de votre métier : la rapidité, la simplicité et la mobilité devront être le plus de votre logiciel. En revanche, si vous avez une personne dédiée à la facturation de votre entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel en ligne, disponible uniquement sur PC ou sur Mac au lieu d’une application mobile par exemple (souvent les logiciels en ligne disposent de plus de fonctionnalités que les applications mobiles). Partager votre logiciel à l’ensemble de votre équipe est une excellente idée ; cependant, assurez-vous que ce dernier peut être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanément.
Assurer la compatibilité avec votre entreprise
Enfin, après avoir établi votre organisation administrative, assurez-vous que le logiciel soit compatible avec votre entreprise. Demandez-vous si les fonctionnalités correspondent à ce que vous recherchez. Est-ce un logiciel qui évolue ? Les mises à jour sont-elles incluses ? Est-il français ? A-t-il un support dédié ?… Toutes ces questions vous permettront de choisir et de cibler les logiciels de devis et factures en ligne qui vous correspondent le plus.
Définir les besoins de votre activité
Plusieurs questions doivent être posées afin de bien cerner vos besoins. Venez-vous de commencer votre activité ? Avez-vous une activité régulière ? Combien de devis et de factures faites-vous actuellement et quel est votre objectif. Toutes ces questions vont vous permettre de choisir le bon logiciel.
Si aujourd’hui, vous avez une faible activité avec peu de documents à créer, vous pouvez utiliser des exemples de modèles de facture sous Excel ou un exemple de devis au format Word. Mais gardez à l’esprit qu’avec de tels outils, vous ne pourrez pas personnaliser vos documents à l’image de votre entreprise de façon simple et rapide.
En revanche, si votre activité est maintenant bien lancée et le volume de facturation devient plus conséquent, que vos besoins changent, que vous souhaitez créer des exports financiers, suivre quotidiennement l’activité de votre entreprise… Il est fortement conseillé de migrer vers un logiciel de facturation complet, qui vous propose des statistiques complètes sur l’activité de votre entreprise et des fonctionnalités plus poussées.
Définir votre budget
Lorsque vous avez défini vos besoins, il ne vous reste plus qu’à établir votre budget. Un logiciel de devis-factures d’entrée de gamme est un outil proposant des caractéristiques moins étendues. Ses fonctionnalités comportent des restrictions plus ou moins importantes par rapport aux gammes complètes. Cela lui permet toutefois d’afficher des prix plus compétitifs. Les solutions les plus étoffées gèrent plus de fonctionnalités telles que la base de données clients, la gestion de stock, la gestion de chantier, la gestion de planning, l’envoi par email des devis/factures et parfois le suivi des règlements clients. De plus, les logiciels en ligne présentent de grands avantages, comme leurs services annexes. Certains logiciels offrent une aide personnalisée à leurs clients, des formations gratuites ainsi que du conseil individuel pour chaque utilisateur.
Vous l’aurez donc compris, plus vous souhaitez de fonctionnalités, plus votre budget va augmenter. D’où l’importance de bien cerner vos besoins pour éviter de vous retrouver avec un logiciel trop cher et des fonctionnalités dont vous ne vous servirez pas.
Sélectionner votre logiciel de devis-factures du bâtiment
Nous l’avons vu, la facturation est une tâche incontournable dans une entreprise et chronophage pour les artisans du bâtiment. Si elle peut être effectuée avec un simple tableur type Excel, elle est infiniment plus simple avec un vrai logiciel de facturation spécialisés à votre corps de métier. Utiliser un logiciel de devis-factures du bâtiment, c’est capitaliser l’information saisie. Celle-ci est rassemblée dans une base de données et à tout moment, en un clic, vous pouvez retrouver toute l’information et la présenter sous différents aspects : statistiques, listes… chose que vous ne pouvez pas faire avec une multitude de documents Word ou Excel. Utiliser un logiciel de facturation pour le bâtiment, c’est aussi pouvoir utiliser des fonctionnalités qui vous simplifient votre travail et que vous ne pouvez pas trouver sur un simple document Word. En fonction du volume de devis et de facture que vous créez ou souhaitez créer, vous aider d’un outil spécialisé est indispensable. C’est un gain de temps, votre gestion sera beaucoup plus simple et plus rentable. Avec Tolteck, vous ne perdez rien à essayer, la création du compte est gratuite et une formation personnalisée vous est proposée dès votre inscription.
Tolteck: logiciel de devis-factures en ligne spécialisé pour les artisans du bâtiment
Tolteck est le meilleur logiciel de devis et factures pour les artisans du bâtiment. Il permet aux artisans de créer en 5 minutes un devis ou une facture clairs, complets et professionnels depuis son ordinateur (PC ou Mac), sa tablette ou son smartphone, même en l’absence de réseau. De plus, ses documents, ses clients et ses ouvrages sont automatiquement triés et stockés dans le logiciel, les rendant facilement accessibles, modifiables ou réutilisables et améliorant ainsi sa réactivité et la qualité de sa gestion. Le logiciel Tolteck permet aux artisans de créer et gérer leurs devis et leurs factures facilement, rapidement et professionnellement. N’attendez plus, testez-le gratuitement !
